当社及び当社グループは、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。

1. 個人情報の取得について

   本方針において、個人情報とは、会社名、部署名、役職、住所・氏名・電話番号・電子メールアドレス、IPアドレス等において、特定の個人を識別できる情報（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）およびカスタマーID等、お申込時ならびにサービス提供中に、当社がお客様に関して取得する全ての情報（但し、当該提供が通信の秘密に抵触する場合は除く）をいいます。

   当社及び当社グループは、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得いたします。

   当社及び当社グループは、ご本人から個人情報をご提供いただく場合には、その個人情報を利用する目的（以下、利用目的といいます）をあらかじめ明示いたします。ただし、次のような場合には、利用目的の提示を省略させていただくことがございます。

   • 当社及び当社グループの営業担当者との面談、名刺交換等により個人情報をご提供いただく場合
   • 各種イベント、フェア、セミナー等において名刺等を頂戴する場合
   • 本サイトの各種入力フォームにて、ご本人から個人情報の提供をいただく場合

   これらの場合には、ご本人が拒否されたときを除いて、電子メールによる当社及び当社グループの製品・サービスのご紹介や各種情報提供、ならびに対面営業を含むマーケティング活動のために利用させていただくことがございます。

2. 個人情報の利用について

   当社及び当社グループは、取得した個人情報を以下に記載する目的の達成に必要な範囲で利用します。

   （1）当社が取得するお客様の個人情報

   • 当社及び当社グループの製品・サービスを提供するため
   • 当社及び当社グループ会社が取り扱う製品・サービスに関するご案内のため
   • 当社及び当社グループの製品・サービスを安心・安全にご利用いただける環境整備のため
   • 当社及び当社グループの製品・サービスの運営・管理のため
   • 当社及び当社グループの製品・サービスに関するご案内、お問い合せ等への対応のため
   • 当社及び当社グループの製品・サービスについての調査・データ集積、改善、研究開発のため
   • 当社及び当社グループとお客様の間での必要な連絡を行うため
   • 当社及び当社グループの製品・サービスに関する当社及び当社グループの約款、ポリシー等（以下「約款等」といいます。）に違反する行為に対する対応のため
   • 当社及び当社グループの製品・サービスに関する約款等の変更などを通知するため
   • その他当社及び当社グループとお客様との間で同意した目的のため

   （2）当社が取得する当社従業者ならびに扶養配偶者及び応募者の個人情報

   • 労務管理、業務管理、健康管理、安全管理等のため
   • 法律で定められた利用目的のため
   • 採用選考業務のため
   • その他上記に付随する目的の為
3. 共同利用について

   当社及び当社グループは、個人情報を第三者との間で共同利用し、または、個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、当該第三者につき厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために、適正な監督を行います。

   当社及び当社グループは、個人情報を以下の内容で共同利用します。

   a. 当社と共同利用する者

   • 当社のグループ会社

   b. 共同利用する個人情報

   • 「1. 個人情報の取得について」と同じ

   c. 共同利用の目的

   • 「2. 個人情報の利用について」と同じ

   d. 共同利用される個人情報保護管理責任者

   • 当社の情報セキュリティ管理責任者：ソフトブレーン株式会社　取締役　管理本部長
4. 個人情報の第三者提供について

   当社及び当社グループは、以下に定める場合を除き、個人情報を、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。

   • 他社との共催での各種イベント、フェア、セミナー等で、参加者の個人情報を共催先に提供する場合
   • 製品・サービスの利用料金に関する請求に際して、お客様の契約者情報等を当該製品・サービスの提供元に提供する場合
   • サービス約款に対する違反行為等により、第三者及び当社の権利、財産、サービス等を保護するために必要と認められる場合
   • 法令に基づく場合
   • 公衆衛生の維持のために特に必要があり、かつ本人の同意を得ることが困難である場合
   • 国の機関若しくは地方公共団体等が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があって、かつ本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障があるおそれがある場合
   • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、かつ本人の同意を得ることが困難である場合
5. 個人情報の安全管理措置について 　

   当社及び当社グループは、個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人情報に対する適切な安全管理のため、以下の措置を講じています。

   （1）基本方針の策定及び個人情報の取扱いにかかる規律の整備

   • 個人情報の保護に関する法令を順守し、継続的改善のため本方針を公表し、また、個人情報の取得、利用、提供等の段階ごとの取扱方法、責任体制等を定め、社内規程を整備

   （2）組織的安全管理措置

   • 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
   • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施

   （3）人的安全管理措置

   • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
   • 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規程に記載

   （4）物理的安全管理措置

   • 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
   • 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施

   （5）技術的安全管理措置

   • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
   • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

   （6）外的環境の把握

   • 個人情報を日本国外で保管する場合、当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施
6. 個人情報に関する開示・訂正・利用停止・消去について

   当社及び当社グループは、本人が自己の個人情報について、個人情報保護法上で認められる開示・訂正・利用停止・消去等を求める権利を有していることを確認し、これらの要求ある場合には、異議なく速やかに対応いたします。なお、当社及び当社グループの個人情報の取扱いにつきましてご意見、ご質問がございましたら、以下記載の窓口までご連絡くださいますようお願い申し上げます。

   ソフトブレーン株式会社　個人情報相談窓口
   privacy@softbrain.co.jp

7. 組織・体制

   当社及び当社グループは、個人情報保護管理者を任命し、個人情報の適正な管理を実施いたします。

   個人情報保護責任者
   当社の情報セキュリティ管理責任者：ソフトブレーン株式会社　取締役　管理本部長

   当社及び当社グループは、役員及び従業者に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底いたします。

8. コンプライアンス・プログラムの策定・実施・維持・改善

   当社及び当社グループは、この方針を実行するため、コンプライアンス・プログラム（本方針、『個人情報保護規程』及びその他の規程、規則を含む）を策定し、これを当社及び当社グループ従業者その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善いたします。

9. クッキー（Cookie）

   当社及び当社グループは、それぞれのサービスを通じてクッキーをお客様のコンピュータに送信することがあります。クッキーとは、ウェブサイトの利用履歴や入力内容等をお客様のコンピュータにファイルとして保存しておく仕組みであり、お客様がブラウザの設定でクッキーの送受信を許可している場合、当社及び当社グループはお客様のコンピュータに保存されたクッキーを取得し、収集した行動履歴と個人情報を紐付ける場合があります。当社及び当社グループは、お客様へのサービス利便性の向上、統計データの取得・分析等の目的でクッキーを利用します。

   また当社及び当社グループでは、最適な広告配信のために第三者企業の広告サービスを利用しています。当該サービスで利用するクッキーには、個人を特定・識別する情報は一切含まれず、効果的な広告配信及び広告配信用のアクセス解析の目的のみに使用し、その他の目的には使用しません。第三者企業における行動履歴情報の利用詳細確認や、第三者企業が送信するクッキーのオプトアウト（無効化）は、各広告サービスを提供する第三者企業のプライバシーポリシーをご確認ください。

平成16年10月13日制定
平成24年3月23日改定
令和3年8月20日改定
令和4年5月26日改定
令和4年10月19日改定
ソフトブレーン株式会社
代表取締役社長　豊田浩文

We recognize the importance of protecting Personal Information in this advanced information and telecommunications society, and strive to protect Personal Information in accordance with the following policy.

1. Acquisition of Personal Information

   In this policy, Personal Information means information that can identify a specific individual (including information that can be cross-checked with other information and thereby identify a specific individual), such as company name, department name, title, address, name, telephone number, e-mail address, IP address, etc., and all information that we obtain about you at the time of application and during the provision of services, such as your name, address, name, telephone number, e-mail address, IP address, etc. (except in cases where such provision conflicts with the confidentiality of communications).

   We and our subsidiaries will acquire Personal Information through legal and fair means.

   When we ask you to provide us with your Personal Information, we will clearly state in advance the purpose for which the Personal Information will be used (hereinafter referred to as "purpose of use"). However, in the following cases, we may omit the presentation of the purpose of use.

   When:

   • Personal Information is provided through interviews or exchange of business cards with sales representatives of us or our subsidiaries.
   • receiving business cards, etc. at various events, fairs, seminars, etc.
   • we ask you to provide us with your Personal Information by filling out various forms on this website.

   In these cases, except when the person refuses, we may use the information to introduce our products and services and provide various information by e-mail, as well as for marketing activities including face-to-face sales.

2. Use of Personal Information

   We and our subsidiaries will use the Personal Information we have acquired to the extent necessary to achieve the purposes described below.

   (1) Personal Information of customers that we obtain to:

   • provide products and services of us and our subsidiaries
   • provide information on products and services handled by us and our subsidiaries
   • provide a safe and secure environment for the use of the products and services of us and our subsidiaries
   • operate and manage the products and services of us and our subsidiaries
   • provide information on our or our subsidiaries’ products and services and to respond to inquiries, etc.
   • conduct surveys, accumulate data, make improvements, and conduct research and development on the products and services of us and our subsidiaries.
   • make necessary communications between us and our subsidiaries and customers.
   • respond to violations of the terms and conditions, policies, etc. (hereinafter referred to as "Terms and Conditions") of us and our subsidiaries with respect to the products and services of us and our subsidiaries.
   • respond to acts that violate Terms and Conditions of us and our subsidiaries' products and services.
   • notify you of changes to Terms and Conditions of our products and services

   and for other purposes agreed upon between us or our subsidiaries and the customer.

   (2) Personal Information of employees, dependent spouses and applicants obtained by us for:

   • labor management, business management, health management, safety management, etc.
   • purposes of use as defined by laws and regulations
   • recruitment and selection
   • other purposes incidental to the above
3. Joint use

   In the event that we and our subsidiaries share Personal Information with a third party or entrust the handling of Personal Information to a third party, the Company and its group companies will conduct a rigorous investigation of the third party and exercise appropriate supervision to ensure that confidentiality is maintained.

   The Company and its group companies will share Personal Information as follows

   a. Persons with whom we may share the information

   • Our subsidiaries

   b. Personal Information to be shared

   • Same as “1. Acquisition of Personal Information”

   c. Purpose of Joint use

   • Same as “2. Use of Personal Information”

   d. Person responsible for the protection and management of Personal Information of Joint use

   • Chief Information Security Officer : Director, General Manager of Administration Division, SOFTBRAIN Co.,Ltd.
4. Provision of Personal Information to Third Parties

   Except in the following cases, we and our subsidiaries will not provide Personal Information to third parties without obtaining the prior consent of the individual concerned.

   When:

   • providing Personal Information of participants to co-sponsors of various events, fairs, seminars, etc. jointly held with other companies.
   • providing the customer's subscriber information, etc. to the provider of the product or service in question in order to bill the customer for the use of the product or service.
   • deemed necessary to protect the　rights, property, services, etc. of a third party or us due to a violation of the Terms and Conditions.
   • required by laws or regulations
   • it is especially necessary for the maintenance of public health and it is difficult to obtain the consent of the person in question.
   • it is necessary to cooperate with a national agency or local government, etc., in the performance of its duties as prescribed by law, and obtaining the consent of the person is likely to impede the performance of such duties.
   • it is necessary for the protection of the life, body, or property of an individual and it is difficult to obtain the consent of the individual.
5. Security control measures for Personal Information 　

   We and our subsidiaries take the following measures to prevent leakage, loss, or damage of Personal Information and for other appropriate security management of Personal Information.

   (1) Establishment of basic policy and discipline in the handling of Personal Information

   • We will comply with laws and regulations concerning the protection of Personal Information, publicly announce this policy for the purpose of continuous improvement, establish handling methods and responsibility systems for each stage of acquiring, using, and providing Personal Information, and maintain internal rules and regulations.

   (2) Organizational safety control measures

   • The company has established a person responsible for the handling of Personal Information, clarified the employees who handle Personal Information and the scope of Personal Information handled by such employees, and established a system for reporting to the person responsible in the event that a fact or indication of a violation of the law or handling rules is detected.
   • Conduct periodic self-inspections of the status of Personal Information handling, as well as audits by other departments and outside parties.

   (3) Personal safety control measures

   • Regularly provide training for employees on matters to keep in mind regarding the handling of Personal Information.
   • The confidentiality of Personal Information is included in the employment regulations.

   (4) Physical safety control measures

   • In areas where Personal Information is handled, control employee access to rooms and limit the equipment they bring in, and implement measures to prevent unauthorized persons from viewing Personal Information.
   • Take measures to prevent theft or loss of equipment, electronic media, and documents that handle Personal Information, and implement measures to ensure that Personal Information is not easily revealed when such equipment, electronic media, etc. are carried, including within the business site.

   (5) Technical safety control measures

   • Implementing access control to limit the scope of the person in charge and the Personal Information database, etc. handled.
   • Implement mechanisms to protect information systems that handle personal data from unauthorized external access or unauthorized software.

   (6) Understanding the external environment

   • When storing Personal Information outside of Japan, implement security control measures based on an understanding of the systems for the protection of Personal Information in the country concerned.
6. Disclosure, correction, suspension of use, and deletion of Personal Information

   We confirm that customers have the rights under the Personal Information Protection law in Japan to request disclosure, correction, suspension of use, deletion, etc. of your Personal Information, and we will promptly respond to such requests without objection. If you have any comments or questions regarding the handling of Personal Information by us or our subsidiaries, please contact us at the address listed below.

   Personal Information Consultation Service, SOFTBRAIN Co.,Ltd.
   privacy@softbrain.co.jp

7. Organization and structure

   We and our subsidiaries will appoint a Personal Information protection manager to ensure the proper management of Personal Information.

   Chief Personal information Officer (CPO)
   Chief Information Security Officer : Director, General Manager of Administration Division, SOFTBRAIN Co.,Ltd.

   We and our subsidiaries provide training to our directors and employees on the protection and proper management of Personal Information, and ensure that Personal Information is handled appropriately in their daily operations.

8. Formulate, implement, maintain and improve compliance programs

   In order to implement this policy, we have established a compliance program (including this policy, the "Personal Information Protection Regulations" and other rules and regulations), which is implemented, maintained, and continually improved by ensuring that all employees and other relevant personnel of our company and group companies are fully aware of it.

9. Cookies

   We and our subsidiaries may send cookies to your computer through our respective services. Cookies are a mechanism for storing information on a customer's computer as a file, such as website usage history and input content, etc. If a customer has set his/her browser to allow the sending and receiving of cookies, we and our subsidiaries may retrieve the cookies stored on the customer's computer and link the collected behavioral history to Personal Information. If you allow your browser to send cookies, we and our subsidiaries may obtain cookies stored on your computer and link the collected behavioral history to your Personal Information. We and our subsidiaries use cookies to improve the convenience of services to customers, to obtain and analyze statistical data, and for other purposes.

   In addition, we and our subsidiaries use the advertising services of third-party companies in order to optimize the delivery of advertisements. Cookies used by such services do not contain any information that identifies or identifies individuals, and are used only for the purpose of effective advertisement delivery and access analysis for advertisement delivery, and are not used for any other purposes. For details on the use of behavioral history information by third-party companies and to opt-out (disable) cookies sent by third-party companies, please refer to the privacy policies of the third-party companies that provide each advertising service.

Established on October 13, 2004
Revised on March 23, 2012
Revised on August 20, 2021
Revised on May 26, 2022
Revised on October 19, 2022
SOFTBRAIN Co.,Ltd.
Hirofumi Toyoda, President and CEO